好印象を与えつつ仕事を進めるメール返信フレーズと書き方・マナーのあれこれ

この記事は3分で読めます

 

どもどもlenachamaです!

みんな、最近はLINEとかSMSとかを使ってる人も多いと思うんだけど、

短文に慣れてくると、中々長文は面倒くさくなるよねw。

メールだとそういうメッセージ系のやり取りと違って、

きちんと文章を組み立てないといけないからねー。

でも、やっぱり履歴とか色んな事を考えると仕事はメールでやり取りしたいもの。

長文だと問われる文章力!

そしてしっかり応答してもらわないと進まない仕事!

そこでまとめてみたわよ!好印象を与えるビジネス・メールとマナー!!

 

メール返信をする時の件名に気をつけて!

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そこからか!って感じだけど、これ、めちゃ重要!

先方からのメールで普通に返信をすると「Re:」となるよね。

そのままその要件について返信する場合は、それでも大丈夫よね。

でも、その案件が終わって、別の案件のやり取りにそのまんま返信する人いるよね?

多分、メアドを過去メールから探して・・・っていう事だと思うんだけど、

これ、非常に迷惑!

で、紛らわしいんだわ・・・。

メールボックスにメールが届いた時、まず送信者を見て、次に件名を確認するよね。

つまり件名は、そのメールがどんな内容のものなのか一目でわかるものが理想なの。

それによってすぐに読むべきか、後で時間のあるときに確認すればいいか、

受け取った人がその後、そのメールをどう扱うかまで考慮に入れた件名がベスト!

「どういう」内容で、「いつの」要件なのか。

さらに報告なのか、相談なのか、提案なのか。

そしてどういった「目的」のメールなのかも、すぐにわかるものだと良い感じ。

正に相手を思いやった「デキる女」のメールだよね。

 

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恐縮にもほどがある!!丁寧も程々に!!

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お手数ですが
お手数をおかけいたしますが
お手数をおかけして申し訳ございませんが
恐れ入りますが
大変恐縮でございますが
ご都合がよろしければ

この辺の言葉は、所々で入れるとクッションになって、良い感じ。

だけど、連発で入れないようにね。

もう、どんだけ謝って恐縮して、頭下げすぎだろ!って感じだよね。

まどろっこしいからやめましょ!

 

番外編・日本の接客のイメージ

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アメリカにいた時にさ、かの日本のメーカーS〇〇Yのカメラを持っててさ、

壊れたから電話したのよ、日本のカスタマーセンターに。

まぁ、その時はアメリカに住んでたワケなので、日本の対応にビビったよね。

私「あのー、そちらの〇〇ってモデルのカメラを持ってるんですけ・・・」

女「ありがとうございますぅ〜」(どを言う前に間髪入れず)

私「そのカメラを落として壊してしまったんですけ・・・」

女「申し訳ございません〜」(どを言う前に間髪入れず)

色々説明があって

私「では、その書類を送らせていただきま・・・」

女「お手数をお掛け致しますぅ〜」(すを言う前に間髪入れず)

 

この女性の喋り方が、日本に帰国して、デパートに行った時、

日本の接客業のデフォルトなのだとわかった。

「いらっしゃいませ〜」「宜しかったらお手にとってご覧くださいませ〜」

っていうあの鼻から抜けた声

何か、全く信用ならない・・・www。

 

気まずいメールに返信するあれこれ

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催促をする時のメール

これ、いやだよねー。もう締切日前から予感してたりねw。

ちょっとー、遅れてますよー、なんて言えない時、あるよねーー。

でも、必要だし!さ、さ、そんな時どうする??

具体的な言い回しとしては、

  • 「その後いかがでしょうか」
  • 「どのようになっていますでしょうか」
  • 「いかがなりましたでしょうか」
  • 「ご確認いただけますでしょうか」

あたりが妥当だよねー。

いきなり「すぐに返事をいただけますか」と言いたいところだけど、

まぁ、あちらの温度感も確認したいからね。

少しずつ攻めていこうぜw。

 

提案・誘いを断るメール

いや、ちゃんと断らなきゃいけないんだけどね。

お付き合いもあるし、相手の顔も浮かんだり・・・。

なかなか難しいところだよね。

だからっていつまでも回答を保留したり、あいまいなままにしておくと、

後々仕事に支障が出たりするからねー。

  • 「お断りします」
  • 「お受けすることはできません」
  • 「ご遠慮申し上げます」

とかだと何か、怖そうだしねw。

「お気持ちだけ頂戴します」とかはまぁ使いやすいかもね。

あとは

  • 「私には力がおよびません」
  • 「私には荷が重すぎます」
  • 「私などが出る幕ではございません」

などもあるけど、これも上記同様、へりくだり過ぎないように注意ね。

 

日程調整をするメール

打ち合わせなんかの場合、日程を決めなくてはいけないケースがあるよね。

お互いにメールのやり取りをして日程調整するんだけど、

日程の選択肢を先方から提示されている場合、

ダメな日をまず伝えて、可能な日程にも優先順位を付けて返信すると良いね!

「◯日は予定が入っていますので、できれば◯日を第一希望、◯日を第二希望でお願いします」

的な感じで。

希望日程に優先順位を付けて伝達すれば、先方も調整がしやすくなるし、

何度もメールのやり取りをしないで一往復ですんでしまうというメリットも!

相手に失礼がないように気を遣って、はっきり返事をしないというのが一番ダメ!!

丁寧な言葉遣いでも、きちんと希望をしっかり伝えるようにしましょ!!

 

まとめ

やっぱりメールもコミュニケーションだから、

相手あっての事だし、相手の事を気遣ってあげるのが基本だよね。

でも、ビジネス的には進めていかなくちゃいけない。

綺麗ごとや、楽しいやり取りだけではないのが現実。

でも、ちょっと工夫をする事で、相手の印象も良くなるし、

やっぱり文字のやり取りって基本的には冷たい印象だから、

ちょっとした挨拶の一文も必要だと思うし、

テンプレートではない、自分の言葉で相手を気遣うのが良いよね。

そして、たまには電話や対面でのやり取りも必要だと思うしね。

文字だけだと交渉とかに関してもなかなか進まなかったりね。

メールは文字に残るし、後からも探しやすいので、記録としても良いもの。

だからこそ恥ずかしくないやり取りをしたいもんだよねー。

 

 

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